ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL

Estructura de las Cartas Comerciales:

Teniendo en cuenta que las cartas comerciales tienen un sentido “formal”, es necesario conocer cuál es su estructura básica para considerarla durante su elaboración, redacción y revisión.

Por lo general, la estructura de las cartas comerciales, es la siguiente:

  1. Membrete: Este comprende el nombre (o logotipo), la dirección y el teléfono de la empresa, como también especificación del negocio y, en algunos casos, el nombre o nombres de los dueños [1].
  2. Fecha: Esta incluye, el día, mes y año. Si el membrete no indica la localidad, ésta debe preceder a la fecha. El mes se escribe en minúscula [1].
  3. Destinatario: Incluye, en la primera línea, el nombre de la persona, empresa u organización hacia la que se dirige la carta. Si va dirigida a una persona que trabaja en una empresa, en la segunda línea se incluye el cargo o puesto que ocupa (por ejemplo: Gerente General, Jefe de Personal, etc…). Si no es el caso, en la segunda línea, se incluye la dirección de la calle.
  4. Asunto o Referencia: Es una descripción breve y concreta que da a entender el motivo principal de la carta. No debe ser más extensa de una línea.
  5. Saludo: Según la relación que exista entre quien dirige y quien recibe la carta, se elige la expresión adecuada [1]. Por ejemplo:
  • Estimado Señor
  • Apreciado Señor
  • Distinguida Señora
  • De mi consideración
  1. Exposición: En esta sección se expone el asunto o motivo de la carta, disponiéndola en párrafos (grupo de proposiciones u oraciones relacionadas entre sí, y que exponen una fase determinada obre un asunto).
  2. Despedida: Esta parte es siempre breve, usándose expresiones cortéses y atentas [1].
  3. Firma: Incluye el nombre del responsable de la carta, y si ocupa algún puesto importante en la empresa, el título correspondiente va colocado debajo del nombre. Es de importancia que la firma sea legible.
  4. Iniciales Identificadoras: Estas sirven para identificar a la persona que dictó la carta y a la que la escribió.

10. Adjuntos: Generalmente, se designa con la abreviación: Adj. indicando así que a la carta se le ha agregado algún impreso, escrito, documento o copia.

Recomendaciones Para Cuidar el Aspecto y Nitidez de las Cartas Comerciales:

Además de considerar la estructura de la carta comercial, según N.D. Lafuerza (autor del libro: “Cómo Redactar Cartas Comerciales Más Eficaces”), no se debe olvidar que si ésta no es atractiva, influirá negativamente, y hasta podrá causar perjuicios. Su aspecto y nitidez son para la misma lo que la apariencia física es para el hombre

Adicionalmente, no está demás recordar que las cartas comerciales deben tener una excelente ortografía; por lo cual, es indispensable tener un diccionario actualizado a la mano para constatar (en caso de duda) que todas las palabras estén escritas correctamente. Además, es indispensable revisar todo el texto por lo menos unas tres veces antes de su envío, para evitar que “pasen” algunos “horrores” ortográficos.

“Las cartas comerciales suplen al hombre, y, en no pocos casos, con ventaja, si la misma está bien redactada. Además, es tan económica que cualquier comerciante puede valerse de ella para beneficiar sus intereses” N.D. La Fuerza.

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